Validación De Datos

La validación de datos en Excel es una herramienta que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos.

Los pasos para generar una validación de datos son los siguiente: 

1. Seleccionar el rango en el cual se va a trabajar con esta validación, en este caso el precio de ciertos   productos.

2. Nos dirigimos a la pestaña DATOS y damos clic en "Validación de datos", donde nos generara     un cuadro de dialogo.

3. Nos dan el espacio para completar con los datos que se ajusten a nuestros datos en la pestaña    "Configuración".

4. Luego esta la pestaña de "Mensaje de estrada" donde pondremos un titulo y un mensaje corto   acerca de lo que se trabaja en esas celdas.

5. Por ultimo esta la pestaña de "Mensaje de error" donde damos indicación sobre como proceder   cuando se manejan datos incorrectos, y damos Aceptar.

6. Cuando nos paremos en una de esas celdas aparecerá el mensaje de entrada.

7. Y al introducir un valor que no este entre los valores establecidos, saldrá un aviso para que se   realice la corrección.

Ordenamiento

Excel nos permite ordenar los datos en un rango por cualquiera de sus columnas utilizando el comando “Ordenar de A a Z” para aplicar un orden ascendente o el comando “Ordenar de Z a A” para un orden descendente pero existen ocasiones en las que necesitamos aplicar un orden personalizado en Excel.

1. Para generar un orden personalizado en nuestros datos, vamos a seleccionar toda nuestra   tabla y en la pestaña DATOS damos clic en "Ordenar"

2. Nos mostrara una cuadro de dialogo en el cual vamos a seleccionar en la opción "Ordenar por"   la opción de se acomode a lo que estamos buscando.

3. En  este caso vamos a seleccionar la opción "Vendedor" y damos Aceptar.

4. Y se visualizara nuestro dato organizados por el "Vendedor" en orden alfabético.

5. Si queremos añadir un aspecto adicional para la organización volvemos a seleccionar la   tabla   vamos a la opción de "Ordenar" y nos volver a visualizar el cuadro de dialogo   conde     daremos clic en "Agregar nivel" y nos aparecerá un nuevo espacio en el cual   porque sale    "Luego por" vamos a seleccionar FECHA, y damos aceptar.

6. Y se visualizara nuestro dato organizados por el "Vendedor" en orden alfabético y luego por    "Fecha" de la mas antigua a las mas reciente.

Filtros y Filtros Avanzados

FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

En este ejemplo manejaremos la siguiente base de datos:

1. Nos ubicamos en la primera casilla de nuestra tabla en este casi "FECHA". Vamos a las pestaña de   DATOS y damos clic en la opción FILTRO.

2. En este momento nos van aparecer una pestañas en cada encabezado, damos clic en la categoría que queremos filtrar, en este caso "FECHA". Vamos a seleccionar el datos que vamos a buscar el cual va a ser las ventas que se realizaron en el periodo de JUNIO y damos aceptar.

3. Y nos aparece las ventas realizadas en ese periodo. Si quisiéramos quitar los filtros solo volvemos a dar clic en la opción  FILTRO.

FILTROS AVANZADOS

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.

En este ejemplo manejaremos la siguiente base de datos:

1. Vamos a copiar el encabezado de nuestra tabla a un lado.

2. Copiamos los que deseamos filtrar de la tabla, debe copiarse ta cual como se encuentra en nuestra   base de dato.

3. Vamos a las pestaña de   DATOS y damos clic en la opción AVANZADAS.

4. Nos aparecerá un cuadro de dialogo en el cual para "Rango de la lista" seleccionamos toda la base   de datos.

5. Para "Rango de criterios" se seccionamos el encabezado de copiamos junto con el criterio de   búsqueda.

6. Luego vamos a dar clic en la ACCIÓN "Copiar a otro lugar", y vamos a seleccionar el numero   de casillas que tiene el encabezado y damos Aceptar.

7. Y nos muestra las ventas a un cliente de COLOMBIA que se realizaron, ya que fue la función   que le pedimos que realizara.

La Función "SI" y La Función "Si Anidada"

FUNCIÓN SI

Esta función nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. Esta es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.
La manera de utilizarla es la siguiente:

1. En este ejemplo manejare una tabla de empleados para saber si cumplieron su meta en el   mes.

2. Para la formula debemos saber que queremos evaluar, en este caso vamos a utiliza =SI(si sus     Ventas son mayores a el Objetivo;responde con "SI"; de lo contrario responderá con "NO"),   esto es igual a decir =SI(B4>C4;"SI";"NO"). Y damos aceptar.

3. Ya el sistema nos da la respuesta.

4. Y arrastramos de la punta derecha de la parte inferior de la casilla donde digitamos la formula por toda la tabla, así se copia la formula para todos los datos.

LA FUNCIÓN SI ANIDADA

En esta base de datos tenemos los puntos obtenidos por un grupo de estudiantes, y se establecerá en que estados de encuentra cada uno de estos, utilizando la función si anidada, la cual nos ayuda a establecer una función en la cual al cumplir o no cumplir determinada orden, da como resultado lo planteado.

1. Iniciamos con el igual (=) seguidos de "SI", abrimos paréntesis e iniciamos con la formula en este   caso pondremos que si los puntos son menor que (<) 30 nos de como resultado "Reprobado",   cuando selecciones la casilla del "Reprobado" pondremos una referencia absoluta dando un clic en   la tecla   F4.

2. Ahora dentro de la misma formula ponemos de nuevo "SI" y volvemos abrir paréntesis, en este caso le diremos que si los puntos son menor que (<) o igual que (=) 40 nos de como resultado "Nivelación", cuando selecciones la casilla del "Nivelación" pondremos una referencia absoluta dando un clic en   la tecla   F4.

3. Igual dentro de la misma formula ponemos de nuevo "SI" y volvemos abrir paréntesis,y por ultimo diremos diremos que si los puntos son mayor que (>) 40 nos de como resultado "Aprobado" cuando selecciones la casilla del "Aprobado" pondremos una referencia absoluta dando un clic en   la tecla   F4. Cerramos todos los paréntesis y damos enter.

4. Copiamos la formula hacia abajo para todos nuestros datos y ya tenemos los resultados.

Subtotales En Excel

Esta función de Excel nos sirve principalmente cuando tenemos lista con una gran numero de datos y queremos saber el subtotal dependiente mente de una categoria.
Vamos a ver como sacar subtotales para nuestras listas:

1. Tenemos nuestra base de datos lista

2. Seleccionamos toda la tabla, o a lo que quiera encontrarle subtotales. Vamos a la barra de             herramienta en la pestaña DATOS, damos clic en la opción Subtotal, aparece un cuadro damos las   características que necesitamos y seleccionados lo que va a sumar en este caso los subtotales de la     compra por cada país y damos Aceptar.

3. En la parte izquierda de la pantalla nos aparecerá unas lineas con los números 1,2 y 3. En el 3 nos     saldrá toda la información de la compra por país con su respectivo Subtotal.

4.  En el 2 nos saldrá solo el nombre del país con su respectivo Subtotal.

5.  Y por ultimo en el 1 esta el total general de los todos los países.